Import von Stammdaten
Es sei an dieser Stelle nochmals erwähnt: Wenn ganze Sendungen aus dem ERP importiert werden, ist der Import von Stammdaten überflüssig, da die importierten Sendungen bereits alle Daten enthalten. Werden aus dem ERP aber nicht ganze Sendungen übernommen, lohnt es sich, Stammdaten wie Kundendaten oder Spediteure zu importieren. Sind die Stammdaten aus dem ERP erst einmal in ExpoVit e-dec verfügbar, können diese für die Erstellung von Kundenvorlagen oder direkt für die Abwicklung von Sendungen verwendet werden.
Technisches Vorgehen
Um Stammdaten aus dem ERP in ExpoVit e-dec zu importieren, generiert das ERP die entsprechende XML-Datei. Alle Dateien, welche Stammdaten enthalten, liegen in folgendem Verzeichnis:
Den aktuellen Speicherort finden Sie unter Konfiguration -> Registrierung -> Speicherort.
Folgende Tabelle gibt den Dateinamen für die unterschiedlichen Kategorien von Stammdaten an.
Am häufigsten werden Kundendaten aus dem ERP übernommen, es wird also die Datei Adresses.xml mit den Kundendaten aus dem ERP überschrieben. Für andere Stammdaten funktioniert der Import analog.
Das XML-Schema ist jeweils sehr simpel gehalten. Am Beispiel der Kundendaten (Adresses.xml) ist gut ersichtlich, wie die Daten strukturiert werden müssen:
Inhalt der Datei Addresses.xml, welcher aus dem ERP generiert werden kann.
Die obige Datei enthält zwei Adressen. Diese beiden Adressen wurden über die Bildschirmmaske von ExpoVit e-dec eingegeben (Stammdaten -> Empfänger/Lieferadressen), können aber gerade so gut aus dem ERP generiert werden.
Folgendes ist zu beachten:
Wenn die Adressen in Vorlagen eingefügt werden, wird bei jedem Öffnen der Vorlage geprüft, ob die Adresse in der Vorlage noch mit jener in den Stammdaten übereinstimmt. Dies geschieht anhand der id der Adresse. Hat sich die Adresse in den Stammdaten geändert, werden die Daten aus der Vorlage entsprechend aktualisiert. Es ist also sinnvoll, die Stammdaten in regelmässigen Abständen zu aktualisieren. Dies kann z.B. mit einem Batch-Prozess direkt aus dem ERP erfolgen.
| <Speicherort>/masterdata |
Den aktuellen Speicherort finden Sie unter Konfiguration -> Registrierung -> Speicherort.
Folgende Tabelle gibt den Dateinamen für die unterschiedlichen Kategorien von Stammdaten an.
| Stammdatenkategorie |
Datei |
| Versender |
Consignors.xml |
| Deklaranten |
Declarants.xml |
| Empfänger/Lieferadressen | Addresses.xml |
| Spediteure | Carriers.xml |
| Zolltarifliste | GoodsItems.xml |
| Währungen | Currencies.xml |
Am häufigsten werden Kundendaten aus dem ERP übernommen, es wird also die Datei Adresses.xml mit den Kundendaten aus dem ERP überschrieben. Für andere Stammdaten funktioniert der Import analog.
Das XML-Schema ist jeweils sehr simpel gehalten. Am Beispiel der Kundendaten (Adresses.xml) ist gut ersichtlich, wie die Daten strukturiert werden müssen:
| <?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="no"?> <Addresses schemaVersion="1"> <addresses> <Address> <name>Firma Minimal</name> <street>Musterstrasse</street> <postalCode>12345</postalCode> <city>Musterstadd</city> <country>DE</country> </Address> <Address> <id>213</id> <name>Firma Muster</name> <street>Musterstrasse</street> <addressSupplement1>Zusatz 1</addressSupplement1> <addressSupplement2>Zusatz 2</addressSupplement2> <postalCode>12345</postalCode> <city>Musterstadd</city> <country>DE</country> <vatNumber>MwSt. Nummer</vatNumber> <eoriNumber>EORI-Nummer</eoriNumber> <email>email@firma-muster.de</email> </Address> </addresses> </Addresses> |
Die obige Datei enthält zwei Adressen. Diese beiden Adressen wurden über die Bildschirmmaske von ExpoVit e-dec eingegeben (Stammdaten -> Empfänger/Lieferadressen), können aber gerade so gut aus dem ERP generiert werden.
Folgendes ist zu beachten:
- Alle Felder sind optional
- Gross-/Kleinschreibung der Tags ist relevant
Wenn die Adressen in Vorlagen eingefügt werden, wird bei jedem Öffnen der Vorlage geprüft, ob die Adresse in der Vorlage noch mit jener in den Stammdaten übereinstimmt. Dies geschieht anhand der id der Adresse. Hat sich die Adresse in den Stammdaten geändert, werden die Daten aus der Vorlage entsprechend aktualisiert. Es ist also sinnvoll, die Stammdaten in regelmässigen Abständen zu aktualisieren. Dies kann z.B. mit einem Batch-Prozess direkt aus dem ERP erfolgen.