Bisher erhielt der Exporteur vom Zoll eine schriftliche Ausfuhrbestätigung; das Formular 11.030 oder einen Computerausdruck aus dem System NCTS Export.
Neu gibt es mit e-dec Export nur noch eine elektronische Veranlagungsverfügung, welche gegenüber den Mehrwertssteuerbehörden als einzig gültiger Exportnachweis gilt. Diese wird als signierte XML-Datei beim Zollsystem abgeholt. Zum Abholen ist eine entsprechende Software notwendig, welche normalerweise in einer e-dec Export Lösung enthalten ist. Die XML-Datei muss zusammen mit Signatur und Prüfprotokoll während 10 Jahren elektronisch archiviert werden. Zum lesen der eVV ist ebenfalls eine Software notwendig, welche wiederum Bestandteil der e-dec Export Lösung ist.
Im laufenden Jahr wird der Zoll eine Weblösung zum herunterladen der eVV bereitstellen. Damit kann jeder Exporteur seine eVV selbst abholen, auch wenn der Dienstleister (Spediteur) die
e-dec Abwicklung für den Exporteur vorgenommen hat.
Zusätzlich zur XML-Datei wird als Hilfmittel ein PDF mit den Ausfuhrdaten mitgeliefert. Dieses PDF hat keine Rechtsgültigkeit gegenüber der Mehrwertssteuerverwaltung.